Jak zorganizować profesjonalną konferencję finansową?

Organizacja konferencji to maraton, nie sprint. Musisz dokładnie przemyśleć każdy etap. Przygotowania zacznij przynajmniej pół roku wcześniej. Dzięki temu będziesz miał wystarczająco dużo czasu i oszczędzisz sobie sporo nerwów. Konferencje są bardzo ważne dla różnych sektorów i branż. Łączą osoby o podobnych zainteresowaniach.

Znajdź współorganizatora.

Chociaż samodzielna organizacja konferencji jest jak najbardziej możliwa, warto jednak znaleźć współorganizatora. Dzięki temu przygotowanie wydarzenia będzie przebiegać dużo sprawniej. Warto znaleźć przynajmniej jedną osobę, która pomogłaby przy podejmowaniu decyzji, zadaniach administracyjnych itp. Takie wsparcie jest niezwykle ważne, zwłaszcza wtedy, gdy organizujesz konferencję po raz pierwszy. Spróbuj dotrzeć do osób, które chciałyby się podzielić swoim doświadczeniem. 

Pomyśl o odbiorcach.

Zanim skontaktujesz się z jakimkolwiek ekspertem, który mógłby wziąć udział w konferencji, zastanów się nad swoją grupą docelową. Pomyśl, jakie tematy byłyby ważne dla słuchaczy. Dzięki temu łatwiej Ci będzie określić, kogo powinieneś zaprosić. Poszukaj osób, które będą dobrze pasować do Twojego wydarzenia i zainteresują odbiorców. Jeśli program konferencji będzie ciekawy, możesz liczyć na dużą frekwencję. Zastanów się też nad lokalizacją, konferencja w Krakowie może być świetnym pomysłem.

Porozmawiaj z mówcami.

Po przygotowaniu listy mówców musisz się z nimi skontaktować. Porozmawiaj z nimi o tym, czego dokładnie potrzebujesz. Warto przygotować specjalny podręcznik dla mówców. Możesz go rozdać na długo przed datą wydarzenia. Może zawierać następujące informacje:

• podsumowanie konferencji,
• informacje demograficzne o grupie docelowej,
• opis miejsca, które wyraźnie określa wszelkie wymagania techniczne lub ograniczenia, z którymi muszą zmierzyć się mówcy,
• lista zaproszonych mówców,
• tematy prezentacji (przynajmniej ogólne),
• wszelkie inne dane dotyczące dojazdu lub hotelu.

Sprawdzaj wcześnie i często.

Nie możesz czekać do ostatniej chwili, aż mówcy powiedzą, czego dokładnie potrzebują. Pamiętaj, że eksperci są zapracowani. Często biorą udział w różnych eventach. Zajmują też zwykle stanowiska na wysokim szczeblu. Nie należy więc oczekiwać, że będą myśleć o szczegółach. To Twój obowiązek, nie ich. 

Kilka miesięcy przed konferencją upewnij się, że wszyscy zaplanowali już podróż i nocleg. Na pewno nie chcesz, aby jakiś mówca zrezygnował kilka dni przed konferencją, bo wszystkie pokoje są już zarezerwowane. 

Kilka tygodni przed konferencją porozmawiaj z mówcami o ich prezentacjach. Upewnij się, że każdy ma odrębny temat lub inny punkt widzenia na daną kwestię. Nie ma nic gorszego dla mówcy niż uświadomienie sobie, że osoba przed Tobą mówi dokładnie to, co Ty chciałeś powiedzieć. 

Nie zarządzaj treścią w skali mikro.

Z drugiej strony, zostaw mówcom wystarczająco dużo swobody na opracowanie własnych treści. Zachęcaj ich do wyrażania opinii na temat tytułów prezentacji i streszczeń. Nie decyduj za nich, co dokładnie mają mówić. Prawdopodobnie prelegenci przedstawią wcześniej swoją wersję prezentacji. Zaufaj profesjonalistom.